CRM data migration: come cambiare CRM senza perdere dati

Cambiare CRM è la migrazione più stressante per le PMI: dati clienti, deal pipeline, storico interazioni. Sbagliare = mesi di lavoro perso. Ecco il framework 6 step.

Step 1: audit dati attuali (1-2 settimane)

• Quanti contatti, deal, attività attivi/storici
• Quanti campi custom (pochi vs centinaia)
• Integrazioni in uso (email, calendario, tools)
• Reports critici da mantenere

Step 2: mapping campi vecchio → nuovo

Excel con 3 colonne: campo vecchio CRM, campo nuovo CRM, transformation needed. Critical: alcuni dati non hanno equivalente diretto, decidi come gestire.

Step 3: data cleaning prima della migrazione

• Rimuovi duplicati (sempre presenti)
• Standardizza format (es. "Italy" vs "IT" vs "Italia")
• Archivia inattivi >3 anni
• Verifica email valide

Step 4: test migration (subset)

Migra 50-100 record di test PRIMA della migrazione completa. Verifica:

• Tutti i campi popolati correttamente
• Relazioni tra entità mantenute (deal-contact)
• Reports funzionano
• Permission utenti corrette

Step 5: full migration in finestra notturna

• Comunica downtime al team 7 giorni prima
• Migrazione weekend (sabato sera)
• Accesso vecchio CRM read-only per 30 giorni
• Backup totale del vecchio prima di tutto

Step 6: training team + monitoring 30 giorni

• Training 2-4h per team
• FAQ documento condiviso
• Monitor errori daily prime 2 settimane
• Piano rollback documentato

Migrazione CRM ben fatta = 3-6 settimane di lavoro. Vale la pena per non rilanciare in 12 mesi. Setup completo nei nostri pacchetti business.

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